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効率化!効率化!とがんばっても全然楽にならない人のための処方箋

スキル

効率化がうまくいかないのは、本当に効果的な方法は何か?知らないからです。今日は効率化のために最も効果的なやり方をシェアします。

効率化の本命策:作業そのものを無くす

効率化と言うと私たちは、作業を早く終わらせる方法を考えがちですが、最も効果的なやり方は、作業をそのものを無くすことです。

これは、経営の世界で使われるテクニックです。

経営の世界では、「コストとは作業に対する費用」と言われています。

ですので、コストカットを考えるときに、作業を無くすことを考えるわけです。

つまり、売上や成果につながらない、作業そのものが存在することは、それほど非効率的であるということですね。

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効率化のための4ステップ

本命策を使った、効率化は次の4ステップで行われます。

  1. タスクをすべてリストアップ:仕事や家事で行っている作業を全てリストアップしましょう
  2. 各タスクの時間を割り出す:各作業の時間を書き出してください
  3. 時間がかかる順番に並べる:それを時間がかかる順番に並べましょう
  4. 最も多く時間を使っているものから順番に無くす:最も多く時間を使っているものが最もコストがかかっているものです。まずそれから無くしましょう。

無くすことができないものはどうしたら良いのか?

もし、なくすことができない作業があれば、その時、初めて短い時間でできる方法を考えていきます。

作業を簡略化する一番のポイントは、テクノロジーや道具を使うこと。

例えば

会計処理・家計簿であればスマホでレシートを撮るだけで、自動的に帳簿に書き込まれると言うアプリがあります。

掃除であれば、ほうきでやるよりも掃除機を使った方が早いかもしれません。

文章であれば、手書きで書くよりもキーボード、キーボードよりも音声入力の方が速く書き上げることができます。

このように新しいテクノロジーや道具を使えば、作業を早くこなすことができるようになるわけです。

まず、1日の中で何に、いちばん時間を使っているのか考えてみよう!

そうすると意外なことに、時間を取られていたなんてことが分かるかもしれません。

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